Cos’è la fattura elettronica, come funziona e perché se ne parla così tanto in questi giorni?

La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione che dal 2015 è obbligatorio nel caso di rapporti commerciali tra aziende private e Pubblica Amministrazione.

Il nuovo formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale chiamato XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.

Dal 01/01/2019 la fattura elettronica è ormai obbligatoria per tutti i titolari di partita IVA (settore B2B), con l’unica eccezione di alcune tipologie di soggetti appartenenti a regimi fiscali agevolati.

L’obbligo di emettere fattura elettronica riguarda tutta la fatturazione BusinessToBusiness (cioè le fatture emesse tra imprese, ma anche professionisti, artigiani eccetera residenti in Italia) ossia qualsiasi documento a valenza fiscale prodotto per riscuotere il denaro dovuto per la cessione di beni o servizi. Da tale obbligo di fatturazione elettronica tra privati sono esonerate solo le realtà che hanno un fatturato davvero molto basso (le organizzazioni che si avvalgono del “regime di vantaggio” previsto dall’art. 27 comma 3 del Decreto Legge n. 98/11 o del “regime forfettario” previsto dalla Legge n. 190/14).

La fatturazione elettronica è un sistema che coinvolge diversi attori:

1)   il fornitore (chi emette la fattura elettronica) o il suo intermediario (Commercialista),

2)   il Sistema di Interscambio nazionale (SdI) presso l’Agenzia delle Entrate.

3)   le aziende, i privati, e la Pubblica Amministrazione, tutti destinatari della Fattura Elettronica

La normativa sulla fatturazione elettronica obbligatoria richiede la produzione di un file .XML. La fattura così realizzata può essere emessa e ricevuta solo utilizzando il Sistema di Interscambio (SdI).

Le imprese potranno usare un portale pubblico in cui indicare attraverso quali canali desiderano ricevere le Fatture; è facoltativo usare questo servizio, le aziende potranno altrimenti accedere al loro “cassetto fiscale” e trovare lì le fatture di loro competenza. Per ogni file elaborato, il SdI calcola un codice alfanumerico che caratterizza univocamente il documento (hash), riportandolo all’interno delle ricevute.

Qualsiasi altra tipologia di fattura circoli in azienda non deve essere pagata, anzi è da considerarsi semplicemente non emessa, con esclusione delle fatture emesse dai contribuenti minimi e forfettari.

Tutto quanto detto sinora riguarda l’emissione di una fattura elettronica secondo quanto prescritto dall’obbligo di Fatturazione elettronica tra privati B2B, d’altra parte invece, se si riceve una fattura elettronica attraverso SdI, questa dovrà essere registrata, processata per autorizzare il pagamento e, poi, conservata in formato digitale.

Codice identificativo SDI per la ricezione: T9K4ZHO

Non inviare ai fornitori il proprio indirizzo PEC

Che cosa fare in caso di errori?
Se si riceve una fattura che non è diretta alla propria realtà è possibile ignorarla, ma sarebbe gentile segnalarlo al fornitore che l’ha mandata. Se invece la fattura è errata nei contenuti, dato che ormai è stata regolarmente emessa, sarà necessario intervenire con Note di Debito/Credito. La pratica del rifiuto previsto per le Fatture elettroniche dirette alle PA non dovrebbe risultare ammissibile per le Fatture B2B.

Come faccio a vedere le fatture elettroniche che ricevo?
Il nostro studio offre gratuitamente la visualizzazione e la conservazione sostitutiva di tutte le fatture ricevute tramite un area riservata appositamente creata per questo tipo di attività