Assunzione Dipendenti

Nell’ottica di evoluzione e miglioramento del servizio, per ogni nuova assunzione sarà necessario entrare nell’area riservata.

L’accesso all’area riservata è molto semplice e può essere fatto in due modalità:

inserire il codice fiscale del Titolare dell’Impresa Individuale o della Società;
una volta inserito il codice fiscale, arriverà un codice monouso a sei cifre tramite SMS o tramite mail (al Titolare o al Legale Rappresentante).

All’interno dell’area riservata ci sarà un link «Paghe», dove sarà possibile compilare un modulo guidato in sette passaggi. All’interno del modulo sarà possibile:

salvare il modulo in bozza;
caricare i documenti;
predisporre le scelte per il TFR;
firmare con FESR la modulistica;
richiedere l’assunzione.

Una volta ultimata la pratica, tutta la documentazione di assunzione arriverà tramite mail, ma sarà anche disponibile all’interno dell’area riservata, dove dovrà essere caricata la copia del Contratto di Assunzione firmato.

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Perché un portale e non un modulo on-line

Una richiesta di assunzione contiene i dati personali del lavoratore — documento d'identità, codice fiscale, residenza, a volte il permesso di soggiorno, i familiari a carico — e la scelta sul suo TFR. A chi tratta questi dati la legge chiede misure tecniche e organizzative tali da «garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio», fra cui «la capacità di assicurare su base permanente la riservatezza, l'integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento» (Reg. (UE) 2016/679, art. 32).

Per questo lo Studio non raccoglie più questi dati con moduli ospitati da servizi esterni né per posta elettronica, ma in un portale proprio: ogni cliente entra con le sue credenziali, i documenti restano nel fascicolo del dipendente, la firma avviene nello stesso luogo in cui si compila. È anche il modo più semplice di scambiare documenti con lo Studio: quello che carichi arriva già classificato, e quello che lo Studio prepara — contratti, comunicazioni, buste paga — torna nella stessa area.

Una nuova azienda da mettere in paghe? Anche questa richiesta passa dall'area riservata. Gli Studi professionali che ci affidano le paghe dei loro clienti la fanno dal proprio accesso, con «+ Nuova azienda». Le aziende che vogliono affidarci le paghe per la prima volta chiedono un preventivo.

Come funziona: sette passaggi

Il modulo si trova nell'area riservata, alla voce Paghe → «+ Nuova assunzione». I passaggi sono numerati e il Portale segnala che cosa manca prima di lasciarti firmare.

1Dipendente

Si parte dal codice fiscale: il Portale ne ricava data e luogo di nascita e, se la persona ha già lavorato per l'azienda, ripropone i dati anagrafici già noti. Poi residenza, cellulare o email del lavoratore (almeno uno: serve a mandargli il collegamento per firmare) e documento d'identità; per il cittadino non europeo, i dati del permesso di soggiorno.

2Dichiarazioni

Titoli di studio, occupazioni precedenti e qualifica, anzianità contributiva, precedenti rapporti a tempo indeterminato, iscrizione a un sindacato. Sono dichiarazioni sostitutive del lavoratore (artt. 46 e 47 D.P.R. 445/2000): chi dichiara il falso «è punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia» (art. 76).

3Nucleo familiare

Coniuge e figli, con il codice fiscale e la quota di detrazione che spetta al lavoratore: 100% se la chiede tutta lui, 50% se è divisa con l'altro genitore.

4Assunzione

Contratto collettivo applicato dall'azienda, data di inizio, durata e scadenza del termine, tipo di assunzione, livello con la retribuzione tabellare del contratto, mansione, reparto, orario giorno per giorno, agevolazioni. La data va indicata con almeno due giorni lavorativi di anticipo.

5Destinazione del TFR

Due domande — è la prima assunzione? il lavoratore ha già un fondo pensione? — e la scelta, che il lavoratore conferma o cambia quando firma. Dal 01/07/2026 chi non sceglie aderisce in modo automatico al fondo del contratto: lo spieghiamo per esteso nella pagina TFR e previdenza complementare.

6Allegati

Ogni documento ha il suo riquadro. Documento d'identità e codice fiscale sono indispensabili: senza, la comunicazione al Centro per l'Impiego non si può trasmettere. Si accettano PDF, immagini e documenti Word fino a 15 MB.

7Firme

Il documento è uno solo e lo firmano in due, il datore di lavoro e il lavoratore: insieme, se il lavoratore è presente, oppure in momenti diversi, con un collegamento che gli arriva sul telefono. Fino all'invio la richiesta resta una bozza, che puoi riprendere quando vuoi.

La firma: FESR, la Firma Elettronica Semplice Rafforzata

È la firma che il Portale dello Studio usa per tutti i documenti rilevanti. Si firma in cinque passaggi: lettura del documento, accettazione delle condizioni, richiesta del codice, inserimento del codice, apposizione della firma.

Il codice di firma — sei cifre, valido dieci minuti — arriva per SMS e, nello stesso momento, per email: è lo stesso codice, si usa quello che arriva per primo. Ogni firmatario riceve il proprio.

Su ogni firma restano l'impronta crittografica (SHA-256) del documento, la data, l'ora e l'indirizzo IP, gli estremi del documento d'identità del firmatario e la cronologia di ogni passaggio: apertura del documento, accettazione delle condizioni, richiesta e verifica del codice. In coda al PDF c'è un rapporto di firma per ciascuno dei due firmatari e, a firme complete, il sigillo elettronico dello Studio, che rende riconoscibile qualunque modifica successiva.

Che valore ha È una «firma elettronica»: «dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare» (Reg. (UE) 910/2014, eIDAS, art. 3, n. 10). Alla firma elettronica «non possono essere negati gli effetti giuridici e l'ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica» (art. 25, par. 1). Non è una firma qualificata: il suo valore probatorio è «liberamente valutabil[e] in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità» (D.Lgs. 82/2005, art. 20, comma 1-bis). Codice monouso, impronta del documento, rapporto di firma e sigillo dello Studio servono proprio a documentare queste caratteristiche.

Dopo l'invio: che cosa fa lo Studio

Premuto «Invia allo Studio», ricevi per email l'autocertificazione con l'elenco dei documenti allegati. Lo Studio prende in carico la richiesta e la lavora entro due giorni lavorativi; se manca qualcosa, ti ricontatta.

Comunicazione obbligatoria di assunzione. Va trasmessa al servizio competente «entro il giorno antecedente a quello di instaurazione» del rapporto (D.L. 510/1996, conv. L. 608/1996, art. 9-bis, comma 2). È il motivo dei due giorni lavorativi di anticipo: la richiesta deve arrivare in tempo per essere lavorata.
Informazioni al lavoratore. L'obbligo si assolve consegnandogli, «all'atto dell'instaurazione del rapporto di lavoro e prima dell'inizio dell'attività lavorativa», il contratto scritto oppure la copia della comunicazione di assunzione; le informazioni che mancassero vanno date per iscritto entro sette giorni, alcune entro un mese (D.Lgs. 152/1997, art. 1, commi 2 e 3).
Fascicolo del dipendente. Autocertificazione firmata, comunicazione e contratto restano nel fascicolo, che ritrovi nella tua area riservata insieme ai dati del rapporto: livello, orario, scadenza del termine, periodo di prova.

Durante il rapporto

Dalla stessa area riservata comunichi allo Studio, con «+ Nuova Modifica», cessazioni, cambi d'orario o di livello, infortuni, malattie e maternità. Per i contratti a termine vedi la scadenza e puoi chiedere la proroga. Ogni documento firmato resta nel fascicolo del dipendente.

Anche i dipendenti hanno la loro area riservata

I lavoratori delle aziende che seguiamo possono avere un proprio accesso, distinto da quello del datore di lavoro: lì consultano e scaricano le loro buste paga e le Certificazioni Uniche. La CU va consegnata al lavoratore «entro il 16 marzo dell'anno successivo a quello in cui le somme e i valori sono stati corrisposti ovvero entro dodici giorni dalla richiesta degli stessi in caso di interruzione del rapporto di lavoro» (D.P.R. 322/1998, art. 4, comma 6-quater): nell'area riservata il lavoratore la trova insieme a quelle degli anni precedenti, senza doverla chiedere.

Domande frequenti

Con quanto anticipo devo chiedere l'assunzione?

Almeno due giorni lavorativi prima della data di inizio: la comunicazione obbligatoria va trasmessa entro il giorno precedente. In caso di urgenza connessa a esigenze produttive la legge consente di completarla entro cinque giorni dall’inizio del rapporto, ma restando l’obbligo di comunicare entro il giorno precedente almeno la data di inizio e le generalità del lavoratore e del datore di lavoro (art. 9-bis, comma 2-bis). Se è il tuo caso, telefona allo Studio.

Il lavoratore ha già lavorato da noi: devo riscrivere tutto?

No. Scritto il codice fiscale, il Portale ripropone i dati anagrafici delle richieste precedenti o del dipendente già in archivio. Le condizioni del nuovo rapporto — data, livello, orario, mansione — si indicano di nuovo, perché riguardano un rapporto diverso.

Il lavoratore non è con me: come firma?

Dalla scheda «Firme» gli mandi il collegamento: lo apre dal telefono, legge il documento, conferma la scelta sul TFR e firma con il proprio codice. Non gli servono credenziali.

Il codice di firma non arriva.

Il codice parte per SMS e per email insieme: controlla anche la posta indesiderata. Con «Non l’ho ricevuto: rimandalo» ne arriva uno nuovo; ogni codice vale dieci minuti.

Dove trovo il documento firmato?

Nella tua area riservata, nella scheda del dipendente; una copia arriva per email anche al lavoratore.

Il lavoratore è un cittadino non europeo.

Servono i dati del permesso di soggiorno e la sua copia fra gli allegati; se è in corso il rinnovo, lo indichi nel modulo.

Non ho ancora l'accesso all'area riservata.

Scrivi allo Studio: attiviamo l’accesso e ti mandiamo le credenziali.

Accedi TFR: dove finisce, e chi lo decide Il servizio paghe

Riferimenti normativi

Reg. (UE) 2016/679, art. 32	sicurezza del trattamento dei dati personali
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, art. 46	dichiarazioni sostitutive di certificazioni
D.P.R. 445/2000, art. 47	dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà
D.P.R. 445/2000, art. 76	conseguenze penali delle dichiarazioni mendaci
Reg. (UE) 910/2014 (eIDAS), art. 3, n. 10	definizione di firma elettronica
Reg. (UE) 910/2014, art. 25	effetti giuridici delle firme elettroniche
D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (CAD), art. 20, comma 1-bis	valore probatorio del documento informatico
D.L. 1° ottobre 1996, n. 510, conv. L. 608/1996, art. 9-bis, commi 2 e 2-bis	comunicazione obbligatoria di assunzione
D.Lgs. 26 maggio 1997, n. 152, art. 1	informazioni al lavoratore sul rapporto di lavoro
D.Lgs. 5 dicembre 2005, n. 252, art. 8	destinazione del TFR e adesione automatica
D.P.R. 22 luglio 1998, n. 322, art. 4, comma 6-quater	consegna della Certificazione Unica

Testi di legge letti nella versione vigente al 05/10/2026: banca dati della Documentazione Economica e Finanziaria del Dipartimento delle Finanze (def.finanze.it); per le norme del lavoro e il codice civile, che quella banca dati non contiene, Normattiva; per gli atti dell'Unione europea, EUR-Lex. Le parole fra virgolette sono riportate testualmente. Questa pagina illustra la regola generale: per il caso concreto rivolgiti allo Studio.

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Studio Fatichenti — Dottore Commercialista
Aggiornato al 05/10/2026